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Was bedeutet “Inbox Zero”?

“Inbox Zero“ ist ein interessanter Ansatz zum E-Mail-Management. Es bedeutet, dass der E-Mail-Posteingang leer – oder fast leer – sein sollte. Und das immer.

„Inbox Zero“ wurde vom Produktivitätsexperten Merlin Mann entwickelt. Nach Mann bezieht sich „Zero“ (Null) nicht auf die Anzahl der Nachrichten in der In-Box; es ist “die Zeit, die das Gehirn eines Mitarbeiters mit seinem Posteingang verbringt.” Mann meint, da Zeit und Aufmerksamkeit endlich sind, sollte man sich nicht mit einem Posteingang verwirren, der eine „To-Do-Liste“ darstellt – die Produktivität leide darunter.

Mann nennt fünf mögliche Aktionen für jede Nachricht:

  •  Löschen – Die E-Mail ist erledigt oder unwichtig und kann gelöscht werden
  • Delegieren – Sind weitere Personen für die Erfüllung der Mail erforderlich, wird sie an diese Personen delegiert. Man löscht die E-Mail und trägt in der ToDo Liste ein, dass man auf eine Antwort wartet
  • Antworten – Wird eine Information benötigt, die vorliegt, wird eine entsprechende Antwort geschickt und die E-Mail gelöscht
  • Zurückstellen – Ist eine Antwort noch nicht möglich, wird sie als “to respond” markiert oder einfach in der Inbox belassen
  • Do it! – Kann die an mich delegierte Aufgabe sofort erledigt werden, dann mache ich das und lösche die E-Mail

Hier sind einige von Manns Tipps für effektives E-Mail-Management:

  • Lassen Sie den E-Mail-Client nicht geöffnet
  • Kontrollieren Sie Ihre E-Mail in regelmäßigen Abständen, beispielsweise am Anfang jeder Stunde
  • Erst so viele neue Nachrichten wie möglich löschen oder archivieren
  • Dann weiterleiten, was am besten von jemand anderem beantwortet wird
  • Reagieren Sie gleich auf alle neuen Nachrichten, die in zwei Minuten beantwortet werden können
  • Verschieben Sie neue Nachrichten, die mehr als zwei Minuten zur Beantwortung benötigen (oder Meldungen, die später beantwortet werden können) in einem separaten “Antwort”-Ordner
  • Nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit, um auf die Mails im “Antwort”-Ordner zu antworten – oder sie, wenn keine Antwort mehr nötig sein sollte, zu löschen

Und nun der wichigste Tipp:

  • Keine Benachrichtigungen! „Sie haben Post“ – solche Benachrichtigungen stören den Arbeitsfluss und lenken ab. Daher: Notifications ausschalten! Checken Sie Ihre Mails in regelmässigen Abständen, und lassen Sie in der Zwischenzeit die Finger davon!

Bildquelle: James Hall/flickr