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E-Discovery – für wen ist das wichtig?

In den USA wird mit „ eDiscovery“ die Beweissammlung von elektronisch gespeicherten Informationen (“Electronically Stored Information”) bezeichnet. In Deutschland gibt es das in diesem Ausmaß zwar nicht, aber auch deutsche Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in den USA müssen unter Umständen bei gerichtlichen Auseinandersetzungen in den Staaten elektronische Daten als Beweismittel offenlegen. Über die in Amerika existierende juristische Kontrollmöglichkeit kann von dortigen Gerichten sogar eine Herausgabepflicht für nicht direkt am Prozess beteiligte ausländische Gesellschaften verfügt werden. Bei Nichterfüllung drohen drakonische Strafen.

In den USA findet zur Feststellung des Sachverhalts ein gerichtliches Vorverfahren statt („Pre-Trial-Discovery“) das der Beweisermittlung dient. In diesem Zusammenhang kann das Gericht juristisch relevante Dokumente anfordern: E-Mails, Zeichnungen, Grafiken, Tabellen, Fotos, Sprachnachrichten, Tonbandaufzeichnungen und andere Datensammlungen – in gedruckter und elektronischer Form. Auch Entwürfe, Anmerkungen und Notizen zu diesen Dokumenten sowie gegebenenfalls unterschiedliche Versionen der Dokumente gehören dazu. Und schließlich auch die Metadaten, also alle Zusatzinformationen zu den Dokumenten wie Name des Bearbeiters, Datum der Erstellung und der letzten Änderung, etc. Und hier beginnen die eigentlichen Probleme mit dem deutschen Recht, denn in den USA müssen Dokumente, die bei einem gerichtlichen Verfahren als Beweismittel dienen, auf Verlangen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. In Deutschland verbietet das der Datenschutz.

Für Firmen mit Geschäftsbeziehungen in die USA (oder Großbritannien) empfiehlt es sich, entsprechende Richtlinien einführen, um eine Aufbewahrung wichtiger Dokumente (einschließlich deren Entwürfe und Metadaten) sicherzustellen und diese als auch die Löschung von Daten konzernweit einheitlich zu regeln. Entsprechende Tools kann Ihnen Kroll Ontrack zur Verfügung stellen. Spätestens sobald ein Rechtsstreit vorhersehbar oder angekündigt ist muss die Löschung ausgesetzt werden.

Es gibt allerdings ein Schlupfloch: Regel 37(f) der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) schützt vor Strafe, wenn Daten nicht beigebracht werden können, weil sie als Ergebnis einer „routinemäßigen, gutgläubigen Handlung in einem elektronischen Informationssystem“ („routine, good-faith operation of an electronic information system“) verloren gegangen sind.

Diese Ausnahme gilt nicht nur für automatisierte Prozesse, sondern auch für manuelle Löschungen. Allerdings nur dann, wenn die Unternehmensrichtlinie zur Löschung von Daten nachvollziehbar ist und die Löschung nicht einzig dem Zweck dient, Daten einem Gegner in einem Prozess vorzuenthalten.

Die Einführung einer Unternehmens-Richtlinie, die sich dem deutschen Datenschutzrecht und der Regel 37 (f) FRCP genügt, ist ein empfehlenswertes Hilfsmittel, um im Falle eines Falles den Konflikt mit der amerikanischen Gerichtsbarkeit zu entschärfen.

Kroll Ontrack, Spezialist für E-Discovery, eröffnet Ende Januar 2014 ein neues E-Discovery-Rechenzentrum in Deutschland. Darüber hinaus bringt das Unternehmen Ontrack Onsite auf den Markt, eine mobile E-Discovery-Lösung für den Einsatz beim Kunden vor Ort.

Weitere Informationen finden Sie hier: neue E-Discovery Lösungen

Quelle: eDiscovery in Deutschland: www.luther-lawfirm.com