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E-Mail-Management in Hybrid-Cloud-Umgebungen – Das Beste aus zwei Welten

E-Mail-Management in Hybrid-Cloud-Umgebungen

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat sich für Office 365 entschieden und nun wollen Sie Ihre E-Mail nach Office 365 migrieren. Jetzt fängt der Spaß richtig an! Wenn es sich bei Ihrer Firma um ein kleines Unternehmen mit einer handvoll Mitarbeitern handelt, ist Wechsel in die Cloud kein großes Problem. Wenn es sich dagegen um ein mittelgroßes bis großes Unternehmen handelt, werden sie wahrscheinlich nicht „aufs Ganze gehen“ und einen vollständigen Wechsel in die Cloud vollziehen.

Aufgrund der schieren Komplexität und Anpassung von größeren IT-Umgebungen oder auch Regulierungsfragen, ist es einfach nicht möglich für größere Unternehmen vollständig nach Office 365 zu migrieren.

Hier ist es mehr als wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen eine hybride Cloud-Umgebung einführen wird – mit E-Mails, die sowohl in der Cloud liegen als auch On-Premise im Unternehmen. Darüber hinaus werden Unternehmen, die nach diesem Modell verfahren, höchstwahrscheinlich die Verschiebung ihrer Daten in die Cloud zeitlich staffeln. Das Verschieben von Daten nach und nach bietet im Gegensatz zum einmaligen Verschieben ein geringeres Risiko, sodass die Unternehmen in ihrem eigenen Tempo migrieren können und so alle Probleme die dabei entstehen könnten bereits zuvor vollständig lösen können.

Zudem ist es sehr wahrscheinlich, weil Microsoft monatlich jede einzelne Mailbox in Office 365 berechnet und die teuersten Abonnements für unbegrenzten Datenaustausch benötigt werden, dass nicht alle E-Mails migriert werden. Stattdessen wird ein Datum bestimmt und von diesem Zeitpunkt an alle Postfächer nach Office 365 migriert. O.k. soweit ist das ein leichtes Unterfangen …

Aber trotz all der tollen Möglichkeiten, die Office 365 bietet, gibt es immer noch ein paar Situationen in welchen Unternehmen auf Drittanbieter-Tools zurückgreifen müssen. Eine solche Situation ist z.B. wenn es um die Frage geht, wie Sie in Office 365 auf Legacy-Daten zugreifen können, die auf vorhandenen lokalen On-Premise EDB-Dateien gespeichert wurden? Die antwort lautet, das können Sie nicht! Ihre Backups in Office 365 können nur von Microsoft selber angesprochen werden. Und wichtig zu wissen – wenn Sie ein Standard-Postfach haben ist die vorgegebene Aufbewahrungsfrist von gelöschten Elementen 14 Tage, die auf 30 Tage erweitert werden kann. Danach sind sie für immer verschwunden. Der Nachteil des Erweiterns des „Gelöschte Elemente“ Ordners ist, dass die gelöschte E-Mail als Teil des Nutzer-Postfach-Kontingents betrachtet und so zusätzliche Kosten für das Unternehmen anfallen. Sie können eine sogenannte In-Place Hold Policy einrichten, die so angepasst werden kann, dass Nachrichten eine längere Zeit zurückgehalten werden können. Diese Funktion ist aber nur bei bestimmten Office 365 Abonnements verfügbar.

Hier bei Kroll Ontrack haben wir uns seit jeher für den Schutz eines Ihrer wichtigsten Assets Ihrer Firma – der E-Mail – verpflichtet. Und wir haben gerade jetzt erst unsere E-Mail-Wiederherstellungs- und -Rettungswerkzeug, Ontrack® PowerControls™, dahingehend überarbeitet, dass das Tool jetzt auch Office 365, Exchange Online und Exchange 2016 unterstützt. Das bedeutet, dass Sie jetzt die Vorteile beider Welten genießen können – von Exchange 5.5 bis Office 365.

 

OPC73Hybrid

Dabei ist das Werkzeug in der Lage offline EDBs zusätzlich zum Zugriff auf Office 365 Postfächer anzusprechen. Haben Sie noch eine EDB, die in einem Offline-Backup gespeichert ist? Auch für diesen Fall sind Sie mit PowerControls 7.3 gewappnet. Kopieren Sie einfach den Inhalt und verschieben Sie ihn nach Office 365. Erledigt. Müssen Sie rechtliche und regulatorische Compliance-Vorgaben einhalten. Kein Problem. Führen Sie erweiterte Suchen durch, filtern Sie Ihre Daten nach Stichworten oder Exportieren Sie diese (im PST, MSG, CSV, und EML Format z.B.) für eine Ediscovery-Verarbeitung, ohne dabei die Metadaten zu verändern. Auch dieses Anforderung kann einfach und schnell erledigt werden – und nur sehr wenige andere können das leisten. Ein Angestellter verlässt das Unternehmen? Exportieren Sie sein Postfach als eine PST-Datei und schließen Sie sein Office 365 Konto, sparen Sie Kosten und halten Sie sich an die Compliance-Vorgaben. Erledigt und nochmals erledigt.

Die Akzeptanzraten von Office 365 steigen zwar an, aber mittlere und große Unternehmen steigen langsamer in die Wolken-Nutzung ein. Eine aktuelle Studie von CIO deutet an, dass es wahrscheinlich mehr als eine Dekade dauern wird, bis einige Unternehmen ihre E-Mails komplett in der Cloud verwalten werden. In der Zwischenzeit sollten Sie einen Plan und ein Werkzeug wie Kroll Ontrack PowerControls zur Hand haben, um Ihre E-Mails nahtlos zwischen Ihrer lokalen und der Cloud-Umgebung bewegen zu können.

 

Bildnachweise:

1) iStock

2) Kroll Ontrack