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Fünf Möglichkeiten beim Upgrade eines Tape-Archivs

Unternehmen stehen vor beispiellosen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Archive. Neben den gestiegenen Datenvolumen durch den technischen Fortschritt in den letzten Jahren führen auch verschärfte gesetzliche und regulatorische Bestimmungen zu einem Anstieg der gespeicherten Daten auf Magnetbändern. Denn noch immer ist das Magnetband das Speichermedium der Wahl, wenn es darum geht möglichst langfristig und kostengünstig Daten aufzubewahren. Denn oftmals müssen Daten aus den letzten 20 Jahren oder mehr gespeichert werden. Bei einem Rechtsstreit oder bei internen Compliance-Überprüfungen müssen dann in kürzester Zeit Daten den ermittelnden Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Dabei können in manchen Fällen die Untersuchungsbehörden auch verlangen, dass die Unternehmen E-Mails oder Dokumente zur Verfügung stellen, die bereits längst durch das eingesetzte Archivsystem auf Magnetbänder abgelegt wurden.

So stellt sich für Unternehmen besonders bei einem Upgrade, einer Ablösung oder einer Konsolidierung der bisherigen Backup-Infrastruktur die Frage nach der richtigen Strategie, wie man auch künftig die Daten der Archivbänder effektiv verwaltet und einen schnellen Zugriff auf geschäftskritische Daten auch für interne oder externe Untersuchungen gewährleistet.

Nach unserer Erfahrung stehen Unternehmen in diesem Fall in der Regel gleich mehrere Möglichkeiten, jeweils mit ihren spezifischen Vor- und Nachteilen, zur Verfügung.

  1. Pflegen Sie die eingesetzte Backup-Archiv-Softwarelösung, für den Fall, dass Ihr Unternehmen mit einer Untersuchung konfroniert wird. Dieser Ansatz beinhaltet die Zahlung der Software-Lizenz- und jährlichen Wartungskosten sowie möglicher Hardwareausgaben und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum bis die Daten endgültig keine rechtliche Relevanz mehr haben. Also der Daten-Lebenszyklus an sein Ende gekommen ist. Gleichzeitig muss im Unternehmen gewährleistet sein, dass neben der technischen Ausstattung auch die Mitarbeiter über das nötige Wissen verfügen, die alte Legacy-Backup-Infrastruktur auch zu bedienen.
  2. Nutzen Sie kommerzielle Softwarelösungen, um die alten Legacy-Archivbänder auf moderne Backup-Lösungen und Tape-Formate zu migrieren. So entfällt die Notwendigkeit alte Tape-Systeme weiterhin zu unterhalten und veraltetes Wissen bei den verantwortlichen Mitarbeiten weiterhin in den Firmen vorzuhalten. Bei diesem Ansatz allerdings entstehen zusätzliche Software Lizenz- und Wartungskosten, um die neue Software zu betreiben.
  3. Legacy-Archivbänder können in die Verantwortung eines speziellen Hosting-Dienstleisters gegeben werden. Dieser Service beinhaltet neben der Migration der Daten auf ein modernes Datenformat auch die Wiederherstellung von einzelnen Daten auf Verlangen. Dieser On-Demand-Service löst das Problem der kostspieligen Unterhaltung von älteren Tape-Archivlösungen. Bei diesem Ansatz fallen für das betreffende Unternehmen Kosten für die Extraktion und das Hosting der Daten von den Bändern auf die Server des Dienstleisters an. Aber Vorsicht: Diese Dienstleistung ist vielleicht nicht für Unternehmen mit hochsensiblem Datenmaterial geeignet, das nicht die eigenen gesicherten Räume und Kontrolle verlassen sollte.
  4. Es kann auch ein Dienstleister beauftragt werden, nur die Daten der Magnetbänder zu katalogisieren und zu extrahieren, aber nicht zu hosten. Dieser Spezialanbieter erstellt hierbei entweder ein Verzeichnis aller Tapes oder wird beauftragt das gesamte Archivmaterial in ein neues Speicherformat zu überführen. Benötigte Daten können dann zu einem beliebigen Zeitpunkt vom Unternehmen angefordert werden und den ermittelnden Personen, ob intern oder extern, zur Verfügung gestellt werden. Alternativ kann das Unternehmen auch einen mehrjährigen Wartungsvertrag mit einer bestimmten Anzahl von Wiederherstellungen im Jahr mit dem Spezialdienstleister abschließen. So oder so, das Unternehmen vermeidet die Kosten für die benötigte Archiv-Software und Hardware und zahlt nur für die tatsächlich durchgeführten Daten-Wiederherstellungen.
  5. Letzte Möglichkeit: Garnichts tun und hoffen, dass man als Unternehmen nicht in die Verlegenheit kommt Daten von archivierten Bändern für eine rechtliche Prüfung wiederherstellen zu müssen. Wenn es allerdings dann doch soweit ist und die Bänder in einem schlechten Zustand oder die Backup-Software und die notwendige Hardware nicht mehr vorhanden sind , dann wird die Sache kostspielig. Jetzt können eigentlich nur noch spezialisierte Datenretter wie Kroll Ontrack helfen, die über die notwendige Ausrüstung und das Knowhow zur Wiederherstellung der Daten verfügen. Trotzdem bleibt auch in diesem Fall das Risiko, dass einzelne verfahrensrelevante Daten zur aller Mühe nicht mehr vorgelegt werden können. Den Schaden trägt dann das Unternehmen ganz allein.