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Ist das wichtig, oder kann das weg? – Datenaufbewahrungsfristen für Unternehmen

Datenaufbewahrungsfristen für Unternehmen

Unternehmen werden im Zeitalter von Big Data mehr denn je mit einer wahren Dokumentenflut konfrontiert. Dazu gehört längst nicht mehr nur der übliche Schriftverkehr auf Papier, auch elektronische Dokumente häufen sich. Doch haben viele Verantwortliche oft keinen vollständigen Überblick, was sie wie lange aufbewahren müssen. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden eine Übersicht über die wichtigsten Fristen geben, die für Firmen bei der Dokumentenaufbewahrung zu beachten sind.

Über die gesamte Lebenszeit eines Unternehmens:

– Kopien von Gesellschafterbeschlüssen
– Kopien von Unternehmenssatzungen
– Das Aktionärsverzeichnis
– Kopien der Verfahrensordnungen des Aufsichtsrats
– Kopien von Daueraufträgen

Mindestens 10 Jahre:

– alle Buchhaltungsunterlagen sowie Dokumente, die für deren Verständnis nötig sind
– Kopien von Vorstandsbeschlüssen sowie von Protokollen der Vorstands- und Aktionärsversammlungen
– Geschäftsberichte, Revisionsberichte, Geschäftsbücher, Inventarlisten, Eröffnungsbilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
– Unterlagen zu aufgelösten juristischen Personen
– Informationen zur Umsatzsteuerabgabe

Mindestens 6 Jahre:

– jegliche Geschäftskorrespondenz
– Dokumente, die relevant für die Besteuerung des Unternehmens sind (außer Geschäftsbücher, Inventarlisten, Geschäftsberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchhaltung sowie Zoll-Dokumente è diese müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden)
– Lohnkontodaten sowie Daten, die für die Lohnzahlung relevant sind
– Geschäftsdaten und Dokumente, die für die betriebliche Rentenzahlung sowie zugehörige Themen relevant sind

Mindestens 3 Jahre:

– Informationen zu Importsteuern des Unternehmens
– Informationen zu Mitgliedschaften (bei einer Genossenschaft)

Mindestens 2 Jahre:

– Arbeitszeitnachweise von Leiharbeitern mit Mindestlohnanspruch

Mindestens 1 Jahr:

– Mitarbeiterinformationen zur Sozialversicherung
– Kopien persönlicher Identifikationsunterlagen bei ausländischen Mitarbeitern

Weitere Informationen zu diesem Thema können Sie auch dem aktuellen Leitfaden der IHK Stuttgart entnehmen.

Wenn die gesetzlich festgelegten Fristen verstrichen sind und Sie die Unterlagen löschen dürfen, sollten Sie daran denken, einen entsprechenden Datenlösch-Profi wie beispielsweise Blancco oder Kroll Ontrack hinzuziehen. Diese Unternehmen sorgen dafür, dass Ihre Daten und Dokumente tatsächlich rechtskonform und sicher vernichtet werden und nicht in falsche Hände gelangen.

Bildquelle: Tim Reckmann/pixelio.de