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Neue Kroll Ontrack Studie zeigt: Legacy Daten (Tape) Management Kosten sind höher als nötig

Vor wenigen Tagen hat Kroll Ontrack die Ergebnisse der zweiten Ausgabe seiner weltweiten Umfrage über die Prozesse und Herausforderungen rund um ein effektives Tapemanagement und Archivierung vorgestellt. Die Studie wurde Ende November 2016 in den Deutschland, Österreich, Schweiz, USA, Großbritannien, Kanada, Australien, Frankreich, Italien und Polen durchgeführt und umfasste Antworten von rund 820 IT Spezialisten aus Unternehmen und IT Dienstleitern. Dabei wurden viele bislang nicht offensichtliche Fakten aufgedeckt, wie IT-Personal Legacy Daten auf Magnetband-basierten Backup-Lösungen aufbewahren.

Die aktuelle Studie zeigt erneut, dass sich Unternehmen weiterhin mit ihren Legacy (Alt-) Daten, die in ihrem Archiv auf alten Backup-Tapes lagern, abmühen. Und die Herausforderungen, mit denen IT-Administratoren konfrontiert sind, schnell Daten für eine interne oder externe Nutzung wiederherzustellen, sind immer noch offensichtlich: Unternehmen in der ganzen Welt lagern große Mengen an Magnetbändern in ihren Archiven. 19 Prozent aller Firmen, die über die Anzahl ihrer Legacy Tapes befragt wurden, antworteten, dass sie mehr als 100 Tapes aufbewahren. 5 Prozent davon halten sogar durchschnittlich mehr als 1000 Tapes vor.

Und diese Magnetbänder werden immer älter: Fast 30 Prozent sind 10 Jahre oder älter, während 11 Prozent von ihnen sogar mehr als 20 Jahre alt sind. Im Jahr 2015, als die erste Umfrage zu diesem Thema durchgeführt wurde, antworteten nur 21 Prozent, dass sie Bänder älter als 10 Jahre sind. Darüber hinaus behaupteten in diesem Jahr noch mehr Unternehmen – 37 Prozent -, dass sie nicht über die richtige Infrastruktur für den Zugriff auf diese Alt-Daten auf Backup-Bändern verfügen. Dies ist ein deutlicher Anstieg von den 24 Prozent aus dem Jahr 2015. In Kombination mit einem weiteren Befund, nämlich dass 22 Prozent der Unternehmen Aufbewahrungsfristen von 20 Jahren oder mehr haben, wird die Situation noch deutlicher.

Offensichtlich gibt es drei typische Arten wie Unternehmen Legacy-Daten auf Band vorhalten: Erstens, Unternehmen, die entweder funktionale Backup-Systeme für Altdaten verfügbar haben oder andere Mittel besitzen, um Zugriff und Wiederherstellung der benötigten Dateien zu ermöglichen. Zweitens, Unternehmen, die nicht mehr über die nötigen Geräte oder Kenntnisse verfügen, um auf alte Legacy-Bänder zuzugreifen. Und schließlich Unternehmen, die auf einige Altbänder zugreifen können und auf andere nicht, zum Beispiel dann, wenn die Firma im Falle einer Fusion in den Besitz von alten Bändern ohne die notwendige Ausrüstung und Backup-Lösung gelangt ist.

Alte Legacy Tape Backup Lösungen voll funktionsfähig zu halten ist nicht einfach und für viele Firmen – egal welcher Größe – ein kostspieliges Unterfangen. Die Teilnehmer dieser Umfrage erklärten, dass ihre Kosten für die Aufbewahrung von Altdaten, abhängig von der Unternehmensgröße, von US $ 10.000 bis über US $ 1 Million reichen. In den USA, Großbritannien, Kanada und Australien ist die durchschnittliche Anzahl der Wiederherstellungsanforderungen im Vergleich zu anderen Ländern deutlich höher. Ein Grund dafür ist, dass diese Länder ein gemeinsames Erbe in der Rechtstradition des Common Law bei der Rechtstreitigkeiten besitzen und diese vorsieht, dass Daten bei einer Streitsache vorgelegt werden müssen, um den Fall zu lösen. Das führt dazu, dass häufiger Datenwiederherstellung von Legacy Tapes durchgeführt werden. Die Umfrage ergab, dass US-Unternehmen 8 mal so viele Anfragen pro Monat als in Deutschland, Österreich oder der Schweiz zusammen durchführen müssen.  Bei den befragten Unternehmen in der DACH-Region lag die durchschnittliche Anzahl bei 5 mal pro Monat, aber da jeder Restore-Fall anders gelagert ist, muss auch hier ein hoher finanzieller und personeller Aufwand betrieben werden.

Der Grund, warum Unternehmen so viel monatlich bezahlen, ist, dass die Mehrheit der Firmen nicht nur eine alte Tape-Backup-Lösung am Laufen halten, sondern gleich mehrere! 49 Prozent aller Teilnehmer, die in der Umfrage befragt wurden, erklärten das sie  2 oder 3 verschiedene Backup-Lösungen betreiben und bei weiteren 7 Prozent laufen sogar 4 oder mehr parallel, um Zugriff auf Altdaten auf Magnetbändern für interne Untersuchungen mit Depotdaten zu haben, um auf regulatorische Anfragen einer Regierungsbehörde zu reagieren oder als Teil einer Ediscovery-Angelegenheit. Darüber hinaus nutzt die Mehrheit der Unternehmen – 56 Prozent – unterschiedliche Versionen ihrer Backup-Lösungen – beispielsweise unterschiedliche Versionen an mehreren Standorten. Diese vielen verschiedenen alten Lösungen könnten der Grund sein, warum 55 Prozent der Befragten den Inhalt ihrer Tapes bis hinunter auf Dateiebene nicht kennen und 27 Prozent Schwierigkeiten haben, schnell Daten zu identifizieren und darauf zuzugreifen, wenn sie von  Mitarbeitern anderer Abteilungen darum gebeten werden oder wenn externe Untersuchungen dies erfordern.

Wenn mehrere Lösungen nebeneinander betrieben oder am Laufen gehalten werden, ist es auch kein Wunder, dass die befragten Unternehmen behaupten, dass diese die wichtigsten Kostentreiber für das Legacy Data Management auf Band sind:

  1. Storage/Speicher (70%)
  2. Maintenance/Wartung und Instandhaltung (69%)
  3. Staff/Personal (52%)
  4. Sicherheit (42%)
  5. Lizenzen (38%)

Aufgrund dieser Kostentreiber bleibt die Zahl der Unternehmen, die behaupten, ihre Wartungsverträge wegen hoher Kosten beenden zu wollen, auf einem sehr hohen Niveau: 40 Prozent in diesem Jahr gegenüber 43 Prozent im Jahr 2015. So sind sich offensichtlich Unternehmen über das Problem bewusst und wollen zumindest ihre hohe Wartungs-, Personal- und Lizenzkosten loswerden, sind aber nicht in der Lage, dies zu tun. Aber was ist der Grund dafür? Eine Erklärung könnte sein, dass Unternehmen Angst vor den Risiken haben, wenn sie alte Backup-Lösungen beenden würden und nachher ernsthafte Probleme haben, wenn Daten dennoch benötigt werden. Das ist der Grund, warum eine große Anzahl von Unternehmen immer noch mehrere alte Backup-Lösungen und / oder Versionen unterhalten.

Aber was diese Firmen scheinbar nicht wissen, ist, dass sie ihre Kosten drastisch senken könnten, wenn sie die einzigartige Online-Bandkatalog-Lösung nutzen würden, die Kroll Ontrack, der weltweit führende Anbieter von Datenrettungsdiensten, seit einigen Monaten anbietet. Mit dem Einsatz von Ontrack® DataAdvisor™ könnten viele dieser Kostentreiber für immer verschwinden. Durch die Verwendung dieser Lösung ist es nicht mehr erforderlich, Legacy-Tape-Backup-Lösungen und die erforderliche Hardware zu unterhalten und zu warten und der Kauf oder die Verwendung von Speicher, um die Backup-Lösung zu betreiben, darauf zu speichern, zu kopieren oder ältere Daten zu verschieben, kann auf einem Minimum gedrosselt werden. Personal und Mitarbeiter, die in der Lage sind, die alten Systeme am Leben zu erhalten und Wiederherstellungen von Tapes durchzuführen, werden nun auch nicht mehr benötigt. Und schließlich, da die alten Backup-Systeme endgültig ausgemustert sind, werden auch keine Lizenzen für sie mehr benötigt.

Mit einer Online-Katalogisierungslösung für Tape-Backups werden nicht nur die Kostentreiber eliminiert, sondern erleichtert den Mitarbeitern die Verwaltung von Legacy-Bändern und die Verfügbarkeit von Informationen für interne und externe Zwecke. Mit DataAdvisor™ verschwinden auch die drei in der neuen Umfrage am häufigsten genannten Gründe, warum der Inhalt auf Bändern nicht bekannt ist:

  1. Es ist zu schwierig und / oder zeitraubend, auf Bandinhalte zuzugreifen oder auszulesen (52%)
  2. Die Infrastruktur (Hardware oder Software) zum Lesen der Inhalte der Bänder ist nicht mehr verfügbar (38%)
  3. Die Aufrechterhaltung der Legacy-Infrastruktur für den Zugriff oder das Auslesen der Bandinhalte ist zu teuer (31%).

Mit einer einfach zu bedienenden Web-Portal-Lösung wie DataAdvisor™ können Mitarbeiter benötigte Daten in wenigen Minuten identifizieren. Gewünschte und benötigte Daten können dann markiert werden, um von Kroll Ontrack wiederhergestellt zu werden, so dass die Dateien zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sein können und Fristen, die zum Beispiel für Rechtsstreitigkeiten von großer Bedeutung sein können, auch zuverlässig erfüllt werden.

Mehr Informationen zu den Ergebnissen der zweiten weltweiten Tapemanagement-Umfrage sowie zu den Tape Dienstleistungen finden Sie auch unter: http://www.krollontrack.de