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Office 365 – Unterschiedliche Abonnement-Modelle, verschiedene Backup-Möglichkeiten?

Cloud

Eines der am häufigsten besprochenen Themen in der IT heutzutage ist die “Wolke”. Die Cloud scheint regelrecht überall zu sein und wie wir schon an anderer Stelle ausgeführt haben, hat das Konzept sicherlich einige Vorteile. Weniger Hardware zu brauchen, Software-als-Service einzusetzen und die Wolke als Backup und Storage-Möglichkeit zu nutzen kann sowohl die Kosten hinsichtlich der Lizenzen und der eingesetzten Hardware drastisch reduzieren als auch die Betriebskosten für die eingesetzten Mitarbeiter mindern.

Was ist Office 365?

Mit Office 365 brachte Microsoft 2011 eine Lösung auf den Markt, eine Kombination aus einem Online-Service, webbasierten Office-Programmen und einem Abonnement. Mit Office 365 führte Microsoft gleichzeitig eine komplexe Tarifstruktur ein. Derzeit gibt es mindestens 12 verschiedene Preistarife der Office 365 Dienstleistungen. Für Unternehmen kommen die Tarifklassen E1 bis E4 in Frage, aus denen man bei Office 365 im Enterprise-Bereich auswählen sollte.

Exchange Online, Lync Online (jetzt Skype für Business) und SharePoint Online sind Dienste, die ausschließlich in der Cloud angeboten werden. Das bedeutet, dass der Nutzer sich hier nicht mehr mit der Wartung der Programme oder mit der Verwaltung eines oder mehrerer Server beschäftigen muss. Zudem werden Updates automatisch installiert und sind dann sofort verfügbar.

Das bekannte Microsoft Office-Paket mit Word, Excel, PowerPoint und Co. kann entweder komplett heruntergeladen und lokal installiert oder gestreamt werden. Die letztgenannte Variante bedeutet, dass die Programme nur während des Online-Zugriffs zur Verfügung stehen und somit nicht auf dem Anwenderrechner permanent verankert sind wie das bisher der Fall war. Diese gestreamte Variante ist nur mit Windows 7, Windows 8 und Windows 10 möglich, ältere Microsoft Betriebssysteme und Apple OSX werden nicht unterstützt. Microsoft garantiert eine 99,9-prozentige Verfügbarkeit seiner Office 365 Programme und Dienstleistungen über das gesamte Jahr.

Datenverlust-Gefahren bei Nutzen von Office 365

Aber das komplette Verschieben seiner Daten in die Wolke kann eine gefährliche Entscheidung sein: Selbst wenn Microsoft einen fast hundertprozentigen Zugriff auf seine Server und seine Dienstleistungen verspricht, bedeutet das noch lange nicht, dass auch die Kundendaten zu 100 Prozent sicher sind! Das sind sie ganz und gar nicht, wie man schnell in vielen Foren und Blog-Beiträgen zu Office 365 im Internet herausfinden kann.

Wenn sich ein Nutzer ausschließlich auf das normale “Backup” von Microsoft verlässt, kann er in ernste Schwierigkeiten kommen. Und zwar ganz einfach aus dem Grund, weil Microsoft keine wirkliche Backup-Dienstleitungen für ihren Online-Service anbietet. Das mag vielleicht nicht so wichtig bei den Online-Versionen der Microsoft-Programme wie Word, Excel oder Access sein, schließlich kann man – und sollte man auch sicherheitshalber –hier seine Dokumente auch lokal auf den eigenen Computer oder ins Netzwerk speichern. Aber diese Möglichkeit gibt es eben nicht bei den Online-Versionen von Exchange oder SharePoint und das kann richtig gefährlich werden…

Bei Exchange Online z.B. bietet Microsoft nur eine “Deleted Mailbox Recovery” (gelöschte Postfach-Wiederherstellung) für 30 Tage an. Nach 30 Tagen ist das gesamte Postfach für immer verschwunden. Das gleiche gilt für die “Deleted Item Recovery” bei Exchange Online: Die Standard-Wiederherstellungs-Policy von Microsoft entfernt Daten in diesem Ordner ebenfalls nach 30 Tagen. Nachdem eine Datei aus diesem Ordner entfernt wurde, wird sie in einem sogenannten „Recoverable Items Folder“ – wo sie von einem Administrator wiederhergestellt werden kann – für weitere 14 Tage aufbewahrt, bis sie schließlich permanent entfernt wird. Wem diese Standard-Zeiträume zu kurz sind, kann diesen beispielsweise mit dem Exchange Online Plan 2 als Add-on Abonnement erweitern.

Bei SharePoint Online ist es sogar noch schlimmer: Microsoft erstellt zwar alle 12 Stunden ein Backup das für 14 Tage aufbewahrt wird. Wenn ein Element in den Papierkorb verschoben wurde kann es grundsätzlich innerhalb der nächsten 30 Tage wiederhergestellt werden. (Wenn man einen anderen Tarif gewählt hat, kann dieser Zeitraum auch höher sein, wie zum Beispiel 90 Tage,das ist aber meist die höchstmögliche Aufbewahrungsdauer.)

Aber hier liegt das eigentliche Problem: Die “Backups” die hier angeboten werden, sind Backups die dann greifen, wenn Microsoft selber den Datenverlust verursacht hat – beispielsweise wenn das Rechenzentrum einen Ausfall hatte. Wenn allerdings ein Kunde aus Versehen eine Datei löscht und damit in den Recycle Bin verschiebt und ihn dort vergisst, dann wird die Datei – z.B eine E-Mail – nach 3o Tagen automatisch vernichtet und ist für immer verloren!

Das bedeutet also, dass wenn ein oder alle Mitarbeiter eines Unternehmens seine oder ihre Dokumente, E-Mails oder andere wichtige Geschäftsdaten ausschließlich in der Cloud speichern, diese für immer nach einer von Microsoft allein festgelegten Zeit in das digitale Nirwana verschwinden. Aus diesem Grund ist das Sichern von Daten per Backup für Unternehmen, die auf die Cloud setzten, eine Notwendigkeit.

Da Microsoft nicht in der Lage ist, eine wirkliche Backup-Lösung für ihre Cloud-Service anzubieten, haben Unternehmen nur eine Wahl: Sie müssen eine passende Drittanbieter-Software-Lösung finden, die die Backups aus der Cloud erstellt.

Wie kann ich Exchange oder SharePoint Online Daten per Backup sichern?

Eine Möglichkeit seine E-Mails von Exchange Online zu sichern, wäre ein Office 365 E-Mail Datenbank Backup auf den lokalen Computer zu speichern. Aber da für diese Methode auf jeden Anwender-Computer das Outlook-Programm zur Verfügung stehen muss, ist diese Variante nur für Privatnutzer sinnvoll. Unternehmen benötigen deshalb eine fortschrittlichere und automatisierte Lösung.

Einige Anbieter – wie Code Two Backup, Spanning oder CloudAlly bieten Lösungen an um Backups von Exchange und SharePoint Daten von Office 365 Online, die in der Cloud gespeichert werden, anzufertigen.

Bei den Anwendung gibt es zwei unterschiedliche Ansätze, um ein Backup unter Office 365 anzufertigen: Spanning und CloudAlly sind beides Cloud-zu-Cloud-Backup-Lösungen. Diese ermöglichen Zugang zu den auf den Microsoft Servern abgelegten Daten und sichern sie entweder auf ihren eigenen Servern oder auf den Servern ihrer Partner (Amazon etc.). Lösungen wie Code Two Backup wurden entwickelt, um Backups auf lokale Anwender-Computer oder -Server anzulegen. Bezüglich Datensicherheit und/oder regulatorischen und Compliance-Anforderungen sind solche Lösungen in den meisten Fällen die bessere Wahl. Aber obwohl Office 365 bereits seit vier Jahren auf dem Markt ist, gibt es derzeit noch immer kein einziges Komplett-Produkt, dass eine vollständige Backup-Sicherung für alle möglichen Office 365 Anwendungen bietet.

Lohnt es sich einen teureren Tarif von Office 365 bezüglich Backups zu wählen?

Eigentlich nicht, denn es gibt keinen wirklichen Vorteil, außer dass die Daten etwas länger auf den Microsoft Servern bereitgehalten werden bevor sie endgültig gelöscht werden. Und schließlich muss man trotzdem noch eine effiziente Backup-Lösung für den Fall bereithalten, dass Dokumente oder E-Mails für geschäftliche, rechtliche oder regulatorische Überprüfungen herangezogen werden müssen.

Bildnachweis: Screenshot Microsoft Office Login-Seite