Go to Top

Survival-Geschichte: Eine herausfordernde Exchange-Migration

Exchange-Migration

Upgrade oder kein Upgrade?

System-Upgrades, ob wir sie mögen oder nicht, sind ein notwendiger Teil unserer technologischen Welt. Jedoch in dem Bemühen, Kosten zu sparen, halten sich viele Unternehmen beim Ausrollen neuer Technologien zurück. Wenn ein Upgrade schließlich genehmigt wurde, werden mehrere komplexe Systeme oft auf einmal aktualisiert. Mehrere Upgrades erhöhen das Risiko, die Ausführung zu verkomplizieren oder des Produktivitätsverlusts für Nutzer aufgrund von Verzögerungen oder im schlimmsten Fall – den Verlust kritischer Daten – während des Migrationsprozesses. Dieser Beitrag erzählt die Geschichte einer Organisation, die gezwungen war, zu viele IT-Upgrades auf einmal durchzuführen, weil sie nicht über die notwenigen Ressourcen für  regelmäßige Wartung verfügte.

Eine anspruchsvolle Migration

Ein großes Dienstleistungs- und Produktionsunternehmen mit mehreren internationalen Niederlassungen nahm ein Exchange 2010 Migrationsprojekt in Angriff, das sich auf alle Standorte auswirken würde. Der Migrationsumfang betrug 20 Büros, drei Netzwerk-Domains und mehr als 6.000 Benutzerpostfächer. Das Projekt beinhaltete: einen Blackberry Enterprise Server (BES), Outlook Web Access (OWA) Dienstleistungen und die Einführung von Microsoft® Forefront® Servern in die Infrastruktur.

Die größte Herausforderung für das Projekt bei der Planung war eine verzögerte Konsolidierung  einer Windows® Server Domain Active Directory (AD), die seit fast einem Jahr durchgeführt wurde. Weil das Geschäft sich schnell ausweitete, hatten viele der Satellitenbüros ihre eigenen Domains, die auf Basis einer Vertrauensbeziehung mit der Domäne der Zentrale verbunden war. Aus diesem Grund konnten sich Benutzer in den Satellitenbüros nicht auf der Domäne der Zentrale anmelden und auf die Unternehmensressourcen zugreifen, auch wenn diese Nutzer mit Zugriffsrechten ausgestattet wurden.

Mehr Umwege = mehr Risiko

Über die Jahre wurden Short-cuts eingebaut, um den Nutzern den Zugang zu den Corporate Business Systemen zu geben. Einige dieser schnellen Lösungen erhöhten die Komplexität der Benutzerkonten und führten sogar zu IT-Sicherheitsrisiken. In einem Fall hatte ein Satellitenbüro ständig Probleme mit dem Zugang, aber bekam nur selten IT-Ressourcen, um die Probleme zu lösen. Der Büroleiter war so frustriert, dass er die Sache in die eigenen Hände nahm und eine zweite Internetleitung ins Büro legen ließ; eine Verbindung mit der Unternehmenszentrale wurde eingerichtet und per Remote-Steuerung eines Computers wurde das Customer-Relationship-Management System (CRM) der Organisation angesprochen.

Unter großem Risiko wurde der  Zugriff auf das Internet per niedrig-verschlüsselter Verbindung durch das Satellitenbüro aufgebaut und  gleichzeitig mit der Zentrale durch einen ungenutzten Netzwerk-Port verbunden. Als die IT-Sicherheitsabteilung die nicht autorisierte Verbindung entdeckte, wurde sie sofort abgeschaltet und erneut war das Satellitenbüro ohne CRM-System und musste das ursprüngliche Jobticket an die IT erneut öffnen und abschicken.

Aufgrund dieser nicht dokumentierten Fixes wollte der IT-Ingenieur, der mit dem Active Directory Design befasst war, komplett neu anfangen und die Systeme von Grund auf neu aufbauen. Leider war eine vollständige Rekonstruktion des Systems aufgrund der Anzahl von Benutzerkonten und der Abhängigkeiten, die die Organisation in seiner Netzwerkstruktur hatte, keine gangbare Option.

Was passierte dann?

Die IT-Abteilung begann eine systematische Erfassung von allen Serversystemen in jedem Büro und begann einen Upgrade-Prozess zu dokumentieren, der den Active Directory Umzug und den Grundstein für die Exchange 2010 Migration abschließen würde. Die Auswirkungen waren größer als ursprünglich eingeschätzt und das gesamte Projekt dauerte 18 Monate – 6 Monate länger als geplant.

Eine der schwierigeren Migrationen war die für das BlackBerry Enterprise (BES)-System. Es gab nicht genügend Ressourcen für die Migration des gesamten Mitarbeiterstabs und deshalb wurden spezifische Anweisungen für Anwender geschrieben, um die manuelle Postfach-Aktualisierung auf ihrem Mobiltelefon durchzuführen.

Wenn der Prozess nicht genau wie geschrieben durchgeführt worden wäre, wäre der BES Mailbox Synchronisierungsvorgang in umgekehrter Richtung abgelaufen und alle archivierten E-Mail-Daten des Benutzers wären verloren gegangen. Zwangsläufig verloren einige Benutzer ihre Daten, aber glücklicherweise vor dem Upgrade. Der Business Continuity Plan enthielt Vorkehrungen für Benutzerfehler, sodass verschiedene Backups zu unterschiedlichen Phasen abgeschlossen wurden, um Datenverlust auf ein Minimum zu beschränken.

War es erfolgreich?

Das Unternehmen verwendet Ontrack PowerControls für Exchange um Benutzer-Postfächer während des Testmigrations-Prozesses zu extrahieren und zu kopieren. Zusätzlich wurde PowerControls genutzt, um schnell auf archivierte Bandmedien zuzugreifen, die Information Stores enthielten, um Nachrichten von Backups für die Benutzer zu extrahieren, die den BES Migrations-Anweisungen nicht gefolgt waren.

Dieses Projekt war lang und mühsam und es bedurfte Fleiß und Geduld, um sich durch alle Phasen und Meilensteine zu arbeiten. Doch mit versierten IT-Mitarbeitern und dem Einsatz zusätzlicher Tools, um die Arbeit zu erledigen, war diese Migration schließlich ein Erfolg.

Bildnachweis: Thinkstockphotos.com