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Vier Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie auf Office 365 wechseln

Office 365

Cloud-Dienste werden bei immer mehr Unternehmen aller Größen und Branchen üblich. Dadurch soll eine höhere Produktivität bei gleichzeitiger Reduzierung der lokalen Infrastrukturkosten ermöglicht werden. Als Ergebnis sind Microsoft Office 365 und Exchange Online eine natürliche Paarung, die eine gehostete Plattform bieten, mit der Organisationen auf ihre Geschäftsdaten von überall auf der Welt zugreifen können, egal ob sie von einer Workstation oder von einem mobilen Gerät kommen.

Obwohl es nicht zu leugnen ist, dass es eine Reihe von Vorteilen gibt, wenn man zu Office 365 wechselt, ist es wichtig, die damit verbundenen Risiken zu identifizieren und alle Änderungen zu berücksichtigen, die Einfluss auf Ihre Geschäftspraktiken haben werden. Hier sind vier Themenbereiche, die Ihr Unternehmen auf jeden Fall berücksichtigen sollte, wenn Sie eine Umstellung auf eine Cloud-basierte Plattform oder Hybrid-Lösung durchführen:

  1. Stellen Sie sich auf Ausfälle ein!

Ein sehr häufiges Missverständnis über einen Cloud-basierten Service ist, dass er 100% der Zeit verfügbar sein wird. Tatsächlich gab es aber in den letzten Monaten zwei bemerkenswerte Dienst-Ausfälle bei Office 365, im Dezember 2015 und Januar 2016, die eine Verbindung mit Kunden in der ganzen Welt unmöglich machten. Beide Störungen führten dazu, dass viele Anwender nicht in der Lage waren über längere Zeiträume auf E-Mails zugreifen zu können, was in einigen Fällen schwerwiegende Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit oder auch den Ruf eines Unternehmens haben kann. Es ist klug sich darauf einzustellen, dass dies in Zukunft wieder passieren könnte. Sie sollten sicherstellen, dass Sie über einen Failover-Prozess verfügen, sollte Ihr Cloud-Service über einen längeren Zeitraum ausfallen. Wir reden dabei nicht von einem Survival-Kit, sondern eher von einer gut getesteten Alternative, die möglicherweise bei einem Notfall eingesetzt werden könnte. Das könnte genauso einfach sein, wie das lokale Aufbewahren von Kopien kritischer Dokumente, sodass Ihr Unternehmen immer noch in der Lage ist grundlegende Funktionen auszuführen oder erforderliche Ziele zu erreichen.

  1. Achten Sie auf die Aufbewahrungsrichtlinien!

Es lohnt sich einen Moment Zeit zu nehmen und mögliche Änderungen zu berücksichtigen, wenn es sich um E-Mail-Aufbewahrungspflichten dreht. Mit Office 365 hat Microsoft in Exchange Online die Möglichkeit eingeführt, den Zeitrahmen über die standardmäßige 14-Tage-Aufbewahrung der Elemente auszudehnen. Dies wird durch die Verwendung einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsfrist ermöglicht, die von Ihrem Office 365-Administrator für gelöschte Objekte festgelegt und so angepasst werden kann, um Ihren Geschäftsanforderungen individuell gerecht werden zu können. Wenn Sie die Vorteile eines Managed Services in Anspruch nehmen, dann lohnt es sich, Ihren Provider dahingehend zu überprüfen, ob es möglich ist den Standard-Aufbewahrungszeitraum zu ändern. Sie können auch die Exchange Online Retention Tags für die Standard-Ordner und das Messaging Records Management (MRM) nutzen, um die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen festzulegen, wo immer es erforderlich ist.  Dabei handelt es sich einen relativ einfachen Bereich, der zu überprüfen ist, aber es lohnt sich, denn dadurch wird verhindert, dass aufgrund einer falschen Richtlinie Elemente unbeabsichtigt gelöscht werden, die eigentlich hätte aktualisiert werden müssen.

  1. Backups, Backups, Backups…  

Nur weil Sie alle Ihre Daten in der Cloud haben, bedeutet das nicht, dass Sie immun gegenüber Datenverlust sind. Häufige Szenarien, die zu einem Datenverlust führen können, sind Datenkorruption, Fehler bei der Datensynchronisation oder  versehentliches Löschen. Andere Gründe können böswillige Angriffe sein, entweder von Außen oder von Innen. Wenn ein Hacker oder ein unehrlicher Mitarbeiter beispielsweise wichtige Geschäftsinformationen aus Ihrer Cloud-Umgebung gelöscht hat, können  diese nicht wiederhergestellt werden, wenn sie nicht entsprechend gesichert wurden. Wenn Sie zudem das Kleingedruckte der Cloud-Anbieter lesen, sind diese in solchen Fällen oft nicht verantwortlich, die verlorenen Daten wiederherzustellen. Deshalb zahlt es sich aus, Ihre Cloud-Daten regelmäßig zu sichern und damit Ihr Unternehmen vor irreversiblem Datenverlust zu schützen. Es ist ratsam, zwei Backup-Systeme am Laufen zu halten, wobei vorzugsweise eines davon außerhalb der eigenen Firma angesiedelt ist, um Ihrem Unternehmen wirkliche Geschäftskontinuität (Business Continuity) zu sichern und die Ausfallzeiten zu begrenzen, wenn es zu einer „Daten-Katastrophe“ kommen.

  1. Aktualisieren Sie Ihren Disaster Recovery Plan

Ein weiterer wichtiger Bereich, der oft übersehen wird, ist Ihren Disaster Recovery (DR) Plan zu überprüfen und zu aktualisieren. Zweifellos haben sich infolge des Wechsels auf die Cloud Ihre Prozesse und Richtlinien geändert, infolgedessen müssen Sie Ihren DR-Plan überdenken und sicherstellen, dass die Änderungen Ihrer Infrastruktur einfließen und Sie zudem großes Augenmerk auf Ihre Backup-Verfahren legen. Außerdem empfehlen wir, dass in diesem Plan auch die Kontaktdaten eines seriösen Datenrettungsdienstleisters aufgeführt werden. Sie wollen dabei sicher sein, dass die Datenretter über Erfahrung mit jeder Art von Speichermedium und über Partnerschaften mit der Industrie verfügen. Außerdem sollte ein Rund-um-die-Uhr-Service verfügbar sein, denn eine Datenkatastrophe wartet nicht darauf pünktlich zwischen 9.00  und 17.00 Uhr der üblichen Geschäftszeiten zu passieren. Zwar ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Experten brauchen werden, aber sehen Sie es als eine Art Versicherung; es wird Ihnen Sicherheit und Ruhe geben, dass Sie im Fall der Fälle jemanden kontaktieren können und es wird Ihnen wertvolle Zeit sparen, wenn Sie einen professionellen Datenretter im Vorfeld auswählen.

Planen Sie voraus

Wenn Sie ein Upgrade auf eine Cloud-basierte Plattform durchführen ist es zwingend notwendig im Voraus für alle Eventualitäten zu planen. Mit all den Produktivitätsfunktionen im Angebot bei Office 365 und Exchange Online ist es sehr leicht sich zu verzetteln und die Disaster Recovery zu vergessen. Wenn Sie diese Bereiche abdecken, sollte es Ihnen möglich sein, einige Probleme abzufedern und die Chancen einen Datenverlust zu erleiden, abzumildern. Im besten Fall werden Sie so in der Lage sein das System schnell wieder zum Laufen zu bekommen, wenn Sie Daten aus Ihrer Cloud-Umgebung verlieren.