16 August 2011

Der Kopierer, das unterschätzte Datenleck

Kroll Ontrack: Systematische Datenlöschung muss über Server-Raum und PC hinausdenken

Sensible Unternehmensdaten geraten häufig auf unerwarteten Wegen in die falschen Hände. Denn viele Unternehmen löschen Daten von Kopierern, mobilen Geräten oder USB-Sticks nicht ausreichend, bevor sie diese zurückgeben, weiterverkaufen oder entsorgen. So lassen sich Unternehmensinterna und private Daten ohne großen Aufwand rekonstruieren. Darauf weist Kroll Ontrack, Anbieter von Datenrettung und Datenmanagement, hin. Die Experten von Kroll Ontrack raten dazu, nicht nur Server- und PC-Festplatten systematisch zu löschen, bevor sie das Unternehmen verlassen. Auch die internen Speicher von Kopierern und anderen Geräten sollten professionell überschrieben oder entmagnetisiert werden.

Über die Glasplatte eines Kopierers wandern im Lauf der Zeit die verschiedensten sensiblen Dokumente – Rechnungen, Bestellformulare, Pläne, Meeting-Unterlagen und vielleicht auch der Lebenslauf des leichtsinnigen Mitarbeiters, der sich gerade bei einem anderen Arbeitgeber bewirbt. Professionelle digitale Kopiergeräte speichern die Images dieser Dokumente auf einer internen Festplatte ab. Sie können damit schneller mehrere Kopien erstellen und Dokumente auch einscannen, faxen oder e-mailen. Werden die Kopierer allerdings nach Ablauf des Leasingvertrages zurückgegeben, weiterverkauft oder entsorgt, geraten mit diesem internen Speicher eventuell Unternehmensdaten nach außen, die nicht für fremde Augen bestimmt sind.

Ähnlich verhält es sich insbesondere mit Smartphones der Unternehmensmitarbeiter, die E-Mail-Daten, Informationen zu Aufträgen oder andere Interna enthalten. USB-Sticks dienen häufig zum Transport von Vertriebs- oder internen Strategie-Präsentationen. Auch hier ist es wichtig, die Speicher systematisch zu löschen, bevor die Geräte ausgemustert und entsorgt werden. Durc

h das Raster der Datensicherheit gefallen „Vielen Unternehmen ist nicht ausreichend bewusst, dass Daten nicht nur auf den Festplatten des IT-Netzwerkes zu finden sind, sondern auch auf einer Vielzahl anderer Geräte im Unternehmen“, erläutert Peter Böhret, Managing Director von Kroll Ontrack. „Gerade Kopiergeräte fallen oft durch das Raster, weil sie mehr als Büroausstattung statt als IT-Geräte wahrgenommen werden. Das entspricht aber längst nicht mehr der Realität. Bei jedem Gerät, das Unternehmensdaten speichert, sollte auf die Datensicherheit geachtet werden. Dazu gehört auch die Löschung aller Daten zum Ende der Gerätelebenszeit.“

Damit sensible Daten nicht in falsche Hände gelangen, empfiehlt Kroll Ontrack, Kopierer und alle Geräte mit einem internen Datenspeicher in die IT-Sicherheitsstrategie des Unternehmens einzubinden. Bevor ein neuer Kopierer in Betrieb genommen wird, sollte überprüft werden, ob das Gerät die gescannten Daten verschlüsselt abspeichert und nach dem jeweiligen Kopiervorgang automatisch überschreibt.

Die richtige Löschtechnik
Ist dies nicht der Fall, sollten alle gespeicherten Daten unlesbar gemacht werden, bevor der Kopierer ausgemustert wird. Dafür genügt allerdings weder die Löschfunktion im Menü der Geräte noch das Formatieren der Festplatten. Beim Löschen per Menü werden die Sektoren der Festplatte lediglich zum Überschreiben freigegeben, eine Formatierung beseitigt die Einträge im zentralen Inhaltverzeichnis der Festplatte. In beiden Fällen bleiben aber die eigentlichen Inhalte zunächst unangetastet und können weiter ausgelesen werden.

Um Daten endgültig zu löschen, gibt es zwei Möglichkeiten: Datenlöschungs-Software wie der Ontrack Eraser überschreiben die vorhandenen Informationen mehrmals, so dass sie nicht mehr ausgelesen werden können. Das Speichermedium kann danach noch für andere Zwecke genutzt werden. So genannte Degausser entmagnetisieren die Speichermedien und machen sie damit endgültig unlesbar.

Weitere Informationen über Kroll Ontrack und seine Eraser-Services und -Lösungen stehen zur Verfügung unter: Datenlöschung