16 Juli 2008

E-Mails zuerst: Mailboxen sind für die Hälfte der Manager wichtiger als andere Dateien

Böblingen, 16. Juli 2008. Rund die Hälfte der Führungskräfte in Unternehmen hält Mailboxinhalte für wichtiger als alle anderen geschäftskritischen Dateien. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Erhebung von Kroll Ontrack, führendem Anbieter von Services und Software in den Bereichen Datenrettung, Datenlöschung und Computer Forensik. Wenn die Befragten sich zwischen einer Rettung ihrer E-Mail-Dateien oder aller anderen elektronischen Informationen entscheiden müssten, würden 54 Prozent der Befragten sich für die Mailboxen und gegen das sonstige Unternehmenswissen entscheiden. Generell gibt die Umfrage von Kroll Ontrack interessante Einblicke in die Bewertung digitaler Informationen. Müssten sich die Betroffenen bei der Datenrettung für die Auswahl eines Formats entscheiden, würden 34 Prozent die .doc-Dokumente retten lassen, während Datenbanksätze mit Kundenangaben nur bei 26 Prozent oberste Priorität haben.

Die Studie belegt die wichtige Rolle der E-Mail-Korrespondenz für das Unternehmenswissen. Unternehmen stehen angesichts des geschäftskritischen Charakters dieses Kommunikationskanals in der Pflicht, dessen Ausfallzeiten konsequent zu minimieren. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen, den Speicherplatz zu begrenzen, der den einzelnen Mitarbeitern für ihre Mailboxen zur Verfügung steht. Ungewollt steigern sie so jedoch nur das Risiko, dass einzelne Anwender ihre E-Mails verlieren. Die Beschäftigten umgehen nämlich oft die verhängten Kapazitätsobergrenzen, indem sie ihre elektronische Post stattdessen lokal auf der Festplatte ihres Arbeitsplatzrechners sichern. Dadurch ist die Post aber nicht mehr in ein zentrales Backup eingebunden. Bei einem Absturz des lokalen E-Mail-Systems auf dem Rechner sind diese Informationen verloren.

Angesichts der Umfrageergebnisse und der großen Ängste leitender Angestellter vor Mailbox-Verlusten gibt Kroll Ontrack folgende Handlungsempfehlungen für den sicheren Umgang mit E-Mails:

  1. Oberste Priorität Mailbox-Management: Um laufend alles im Griff zu behalten, sollten regelmäßig Postfächer aufgeräumt und alte E-Mails zu abgelaufenen Projekten noch separat archiviert werden. Denn je größer der Speicherbedarf der Mailbox, umso größer ist auch das Risiko, dass Mails verloren gehen.
  2. Überprüfen der Backups. Die Qualität der gesicherten Daten sollte regelmäßig durch ein Restore überprüft werden. Nur so kann sicher gestellt werden, dass Informationen im Ernstfall auch wirklich abgerufen werden können.
  3. Vorbereitung auf den Ernstfall. Ein Notfallplan sollte die Taktik und die Maßnahmen definieren, die ein Unternehmen für den Fall des Datenverlustes ergreifen möchte. Darin sollten auch Prioritäten für den Fall festgesetzt werden, dass die Postfächer mehrerer Mitarbeiter betroffen sind. So spart das Unternehmen im Ernstfall Zeit, Geld und Ressourcen.
  4. Wichtige E-Mails nicht lokal speichern: Wichtige Mails sollten nur auf Speichermedien archiviert werden, die im Optimalfall an ein zentrales Backup angebunden sind. Wer seine Post nur lokal abspeichert, arbeitet ohne doppelten Boden.
  5. Abhilfe durch Mailbox-Recovery: Wenn eine Mail oder ein Postfach aus Versehen gelöscht oder eine bestimmte Information aus der zentralen Backup-Datei benötigt wird, stehen IT-Administratoren auch Mittel und Wege zur Verfügung, eine einzelne E-Mail oder die ganze Mailbox in Microsoft Exchange-Umgebungen einfach wiederherzustellen. Die Software Ontrack® PowerControlsTM kann hier direkt aus der edb.-Datei einzelne Meldungen, Kalendereinträge aber auch ganze Ordner komfortabel per Drag-and-Drop in die Inbox des jeweiligen Empfängers legen. Das Ganze geschieht von einem beliebigen Client, ohne Aufsetzen eines separaten Recovery-Servers. Ontrack® PowerControlsTM erfordert keinerlei Änderungen an der bestehenden Exchange-Server- oder Backup-Architektur. Die Software spart Kosten, macht Brick-Level-Backups überflüssig und minimiert die Zeit zum Auffinden aller E-Mails, die spezifischen Kriterien entsprechen. Mit Hilfe des optional erhältlichen Ontrack® PowerControlsTM Extract Wizard können Administratoren aus einem zuvor erstellten Backup die Exchange-Datenbanken an einen beliebigen Ort extrahieren. Ontrack® PowerControlsTM unterstützt Microsoft® Exchange Server 5.5, 2000, 2003 oder 2007.

„Unsere Statistiken offenbaren, dass gerade für leitende Angestellte von Unternehmen E-Mails eine große Bedeutung haben“, betont Edmund Hilt, Managing Director bei der Kroll Ontrack GmbH in Böblingen. „Unabhängig von den zur Verfügung stehenden IT-Budgets kann es sich heute keine Firma mehr leisten, auf Lösungen zu verzichten, mit denen sich schwer wiegende Datenverluste unterbinden lassen. Nur mit gezielten Mitarbeiterschulungen und konsequenten Backups der Mailboxen lassen sich diese geschäftskritischen Informationen zuverlässig schützen.“

Kroll Ontrack GmbH

Kernkompetenz von Kroll Ontrack sind neben professioneller Datenrettung Computer Forensik, sichere Datenlöschung sowie Datenkonvertierung.

In Deutschland ist die Kroll Ontrack GmbH mit 70 Mitarbeitern seit 1996 in Böblingen vertreten. Weitere Standorte und Labore befinden sich in München, Köln und Hamburg. International bietet das Unternehmen seine Dienstleistungen in 22 Ländern und 15 Sprachen an.

Logisch oder physikalisch beschädigte Daten von allen Speichermedien und Betriebssystemen werden in firmeneigenen Laboren mit eigens entwickelten Werkzeugen wieder verfügbar gemacht. Als Markt- und Technologieführer kann Kroll Ontrack auf weltweit mehr als 50.000 zufriedene Kunden pro Jahr verweisen. Als schnellste Lösung gilt die patentierte Ontrack® Remote Data Recovery™, die Online-Datenrettung über eine gesicherte Internetverbindung. Im Bereich der Computer Forensik sichert Kroll Ontrack gerichtsverwertbar digitale Spuren wirtschaftskrimineller Taten. Zur Einhaltung der Compliance-Richtlinien bei Austausch und Entsorgung von Datenträgern und zum Schutz vor Missbrauch durch Dritte bietet Kroll Ontrack Hard- und Softwarelösungen sowie einen Service zur sicheren Datenlöschung an.

Kroll Ontrack bietet auch mehrfach ausgezeichnete Software-Produkte an, wie Ontrack® EasyRecovery™ zur Datenrettung, Ontrack® PowerControls™ zur Mailbox Recovery oder Ontrack® Eraser für die sichere Datenlöschung.

www.krollontrack.de

Kroll Ontrack Inc.

Kroll Ontrack Inc. bietet technologische Dienstleistungen und Produkte zur effizienten und kostengünstigen Wiederherstellung, Analyse, Aufbereitung und Präsentation von Daten. Kunden sind Unternehmen aus allen Branchen, Behörden, Justiz, Regierung sowie Privatkunden. Neben Software-Produkten und professioneller Datenrettung bietet das Unternehmen innovative Dienste zur Recherche und Analyse papierbasierter und elektronischer Medien, Computer Forensik, Beratung zu Datenmanagement und Datenverfügbarkeit (ESI) an und hilft bei der Aufbereitung von Informationen im Vorfeld von Gerichtsverfahren. Das Unternehen Ontrack wurde 1985 in den USA gegründet und ist die „Technology Services Group“ von Kroll Inc., einer internationalen Beratungsfirma für Risikomanagement.