2 Juli 2014

Auf dem Magnetband ins Nirvana

Aktuelle Studie von Kroll Ontrack und EDP zeigt: Mehr als ein Drittel aller Unternehmen haben Probleme, auf ihre archivierten Magnetband-Daten zuzugreifen

Böblingen/Walldorf, 02. Juli 2014 – Kroll Ontrack, Experte für Datenrettung und E-Discovery, hat heute zusammen mit der EDP Vertriebs GmbH eine neue Umfrage zum Thema „Management von Magnetbändern für Backup- und Archiv-Lösungen“ vorgestellt. Darin wird in deutschen Unternehmen ein oft fahrlässiger Umgang mit Dark Data gezeigt.

Studie (PDF)

Mehr als ein Drittel aller Firmen haben bereits Schwierigkeiten beim Zugriff auf ihre Magnetband-Daten gehabt und mehr als 10% konnten schließlich gar nicht mehr auf ihre Archivdaten zuzugreifen. Über die Hälfte aller befragten Unternehmen verfügen zudem nicht über einen Krisenplan, wie in einem solchen Fall vorzugehen ist. Dark Data, die auf Archivbändern gespeichert wurden, können so nicht für neues Geschäft analysiert und strukturiert werden sowie in Business Intelligence Systeme einfließen. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage unter rund 250 deutschen Unternehmen, die auf das bewährte Magnetband als Speichermedium setzen. Den Spitzenplatz unter den verwendeten Bändern hält dabei das LTO-Format mit fast 90%. Dabei nutzen die befragten Firmen ihre Magnetbänder je zur Hälfte zur Archivierung und für regelmäßiges Backup.

Mit der Qualitätssicherung ihrer archivierten Dark Data Schätze ist es in deutschen Unternehmen offensichtlich nicht weit her! So nutzen ein Drittel aller befragten Unternehmen ihre Magnetbänder gefährlich oft, bis sie gegen neue ausgewechselt werden. Aus diesem Grund haben auch schon etwas mehr als ein Drittel aller Firmen Probleme beim Zugriff auf ihre Tape-Daten gehabt. Dabei sind die Schwierigkeiten beim Zugriff auf die Daten oft selbstverschuldet: Mehr als 40% aller Teilnehmer prüfen zu keinem Zeitpunkt den Zustand ihrer Bänder. Darüber hinaus verfügen mehr als 80% aller Unternehmen über Magnetbänder, die älter sind als fünf Jahre sind, und somit vielleicht nicht mehr täglich eingesetzt werden sollten.

Neben der Qualitätssicherung der verwendeten Magnetbänder besteht in vielen Unternehmen auch beim Archivmanagement Handlungsbedarf: Knapp die Hälfte aller Firmen – nur rund 49% der Befragten – verfügen über einen Katalog oder eine Indexierung all ihrer auf Bandmedien gespeicherten Daten. Die meisten Firmen hingegen haben entweder gar keine oder nur eingeschränkte Informationen über den Inhalt oder die Verteilung ihrer Daten auf den Tapes. Dazu kommt, dass bei fast einem Fünftel der Befragten (18%) entweder die Original-Software oder die nötige Hardware zum Auslesen der Daten nicht mehr im Unternehmen vorhanden sind. Eine kurzfristige Wiederherstellung der Tape-Inhalte zur Einhaltung von gesetzlichen oder internen Compliance-Vorgaben ist so nicht mehr möglich. So bekommt Kroll Ontrack über 300 Anfragen im Jahr von Unternehmen, die auf ihre Tapes nicht mehr zugreifen können. In vielen Fällen können sie zum Beispiel durch Nachstellen der originalen Software- und Hardwarekonfiguration die vorhandenen Bandinhalte katalogisieren und den Unternehmen die Daten zur Verfügung stellen.

„Mit diesen Ergebnissen haben wir eigentlich so nicht gerechnet“, erklärt Hannes Sieverling, Geschäftsführer von EDP. „Die Umfrage beweist leider ganz deutlich, dass viele Firmen sich über die Gefahren eines laxen Umgangs mit ihren digitalen Schätzen offensichtlich nicht klar sind. Zwar kommt es sehr auf den Einzelfall an, aber dass Magnetbänder ewig im Einsatz sind und dass die im Archiv gelagerten Tapes von vielen Firmen nicht mehr geprüft werden, hat uns dann doch sehr überrascht“.

„Wahrscheinlich befinden sich auf vielen dieser Tapes Altdateien, die nur im Falle einer Prüfung ausgelesen werden müssen. Aber selbst dann sollte man sich zumindest einen aktuellen Inhaltskatalog erstellen lassen und nicht warten, bis nichts mehr geht“, ergänzt Christian Prella, verantwortlicher Business Manager für Tape-Services bei Kroll Ontrack.

Sowohl Kroll Ontrack als auch EDP weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass Magnetbänder in fest definierten Abständen auf ihre Datenlesbarkeit geprüft werden sollten, damit im Falle einer Compliance-Anfrage schnell auf die gespeicherten Daten zugegriffen werden kann. Zudem ist das Wiederherstellen von defekten Magnetbändern aufwendig, da hierbei neben den verwendeten Anwender- und Archiv-Backuplösungen, auch die Verteilung der Daten auf den Tapes nachgestellt werden muss. Es lohnt sich daher im Rahmen eines aktiven Backup- oder Archivmanagements bereits frühzeitig an Notfallpläne und dem Ende des physischen Lebenszyklus der Tapemedien zu denken.

Die gemeinsam von EDP, weltmarktführender Hersteller von Barcodelabel für Speichermedien und namhafter Distributor von Magnetbändern aller Hersteller, und Kroll Ontrack, dem weltweit führenden Datenrettungsspezialist, erhobenen Ergebnisse verteilen sich über alle Firmengrößen (rund 40% aller Befragten Firmen haben bis zu 250 Mitarbeiter, circa 22% zwischen 250 und 1.000 Mitarbeiter und fast 40% über 1.000 Mitarbeiter).